فرآیندی است که طی آن کالاهای وارداتی یا صادراتی تحت نظارت گمرک قرار می‌گیرند و وضعیت آن‌ها از نظر حقوق و عوارض گمرکی مشخص می‌شود کوتاژ گمرکی نام دارد. این مرحله، بخش جدایی‌ناپذیر از معاملات تجاری بین‌المللی است که نقش اساسی در تعیین هزینه‌های مرتبط با واردات و صادرات ایفا می‌کند. آگاهی دقیق از اصول و مقررات کوتاژ در گمرک می‌تواند به تجار و واردکنندگان کالاهای مختلف کمک کند تا روند ترخیص کالا را بهینه و هزینه‌ها را کاهش دهند. در این مقاله، به بررسی این مفهوم کلیدی که کوتاژ چیست و مراحل مختلف این فرآیند کدامند؟ پرداخته خواهد شد تا درک بهتری از اهمیت آن در زنجیره تأمین و تجارت جهانی حاصل شود.
کوتاژ چیست؟
شماره کوتاژ گمرکی یک کد هشت رقمی است که پس از ثبت اظهارنامه در سامانه EPL به هر محموله تجاری اختصاص می‌یابد. این شماره به‌عنوان شناسه منحصر به فرد هر کالا عمل کرده و شامل اطلاعات کلیدی همچون نوع کالا، ارزش، وزن، مبدا و مقصد می‌باشد.
می‌توان شماره کوتاژ گمرکی را مشابه پلاک خودرو در نظر گرفت؛ به‌طوریکه همانطور که پلاک خودرو هویت آن را مشخص کرده و امکان پیگیری وضعیت آن را فراهم می‌کند، شماره کوتاژ گمرکی نیز هویت محموله‌های تجاری را تعیین کرده و امکان پیگیری وضعیت آن‌ها از زمان ورود به گمرک تا فرآیند ترخیص نهایی را میسر می‌سازد.
اهمیت شماره کوتاژ گمرکی در ترخیص کالا
نقش شماره کوتاژ در فرآیند ترخیص کالا بسیار حیاتی است. به‌طور مثال، اگر محموله‌ای وارد گمرک شود و شما قصد داشته باشید مراحل ترخیص را آغاز کنید، اولین چیزی که نیاز خواهید داشت شماره کوتاژ است. بدون این شماره، هیچ فرآیندی مانند استعلام وضعیت کالا یا پرداخت عوارض گمرکی امکان‌پذیر نخواهد بود.
شماره کوتاژ به‌عنوان یک ابزار اتصال‌دهنده، تمام مراحل ترخیص کالا را به هم پیوند می‌دهد. این سیستم نه تنها به اطلاعات وضعیت محموله دسترسی فوری می‌دهد، بلکه با اتصال به پایگاه‌های داده گمرک، امکان مشاهده لحظه‌ای وضعیت محموله و انجام اقدامات لازم را برای تمامی ذینفعان فراهم می‌کند.
اصطلاحات کوتاژ گمرکی
در فرایند گمرکی، اصطلاحات مختلفی به‌کار می‌روند که همگی در جهت شفاف‌سازی و تسهیل در روند ترخیص کالا از گمرک اهمیت دارند. در این بخش به برخی از این اصطلاحات اشاره می‌کنیم که ممکن است در مراحل مختلف فرایند واردات و صادرات مورد استفاده قرار گیرند:
- شماره کوتاژ : معادل شماره 8 رقمی کوتاژ گمرکی، برای شناسایی و ردیابی محموله‌ها در گمرک به کار می‌رود.
- کد ثبت گمرکی : کدی که برای ثبت اطلاعات واردات کالا در سامانه‌های گمرکی استفاده می‌شود.
- کد ترخیص : کد شناسایی کالاهایی که مراحل ترخیص خود را به پایان رسانده‌اند.
- شماره بارنامه گمرکی : شماره‌ای که برای شناسایی محموله‌ها در هنگام ترخیص کالا از گمرک به کار می‌رود.
- کد ۱۰ رقمی گمرک : کدی که برای شناسایی دقیق‌تر کالاها در فرآیندهای خاص گمرکی استفاده می‌شود.
- شماره شناسایی تجاری : شناسه‌ای که برای شناسایی کالاهای وارداتی و صادراتی در مراحل تجاری به کار می‌رود.
این اصطلاحات در مجموع برای تسهیل فرآیندهای گمرکی و تجاری به‌کار می‌روند و هر یک از آن‌ها نقش مهمی در شفاف‌سازی و سرعت بخشیدن به روند ترخیص کالا دارند.
کاربردهای شماره کوتاژ چیست؟
همانطور که گفته شد شماره کوتاژ گمرکی به‌عنوان شناسه‌ای منحصر به فرد برای هر محموله تجاری، در فرآیندهای مختلف واردات کالا یا ترخیص کالا از گمرک کاربرد دارد. این شماره علاوه بر تعیین هویت محموله، به‌طور مستقیم در تسهیل ترخیص کالاهای وارداتی از گمرک تأثیرگذار است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین کاربردهای شماره کوتاژ گمرکی اشاره می‌کنیم :
- شماره کوتاژ گمرکی به‌عنوان شناسه‌ای منحصر به فرد برای هر محموله تجاری عمل کرده و امکان ردیابی وضعیت آن را از لحظه ورود به گمرک تا ترخیص نهایی فراهم می‌آورد.
- این شماره در سامانه‌های گمرکی برای ثبت اطلاعات مربوط به کالا، شامل نوع کالا، ارزش، وزن، مبدا و مقصد، استفاده می‌شود.
- با استفاده از شماره کوتاژ، گمرک قادر است حقوق و عوارض گمرکی مربوط به هر محموله را محاسبه و تعیین کند.
- با شماره کوتاژ می‌توان وضعیت ترخیص کالا از گمرک را پیگیری کنید
- شماره کوتاژ در مستندات گمرکی مانند بارنامه و اظهارنامه گمرکی برای ایجاد گزارش‌های دقیق و شفاف از وضعیت کالا به‌کار می‌رود.
- این شماره به‌ویژه در فرآیندهای واردات و صادرات کالاهای تجاری، برای شناسایی و مدیریت محموله‌ها و تطابق با قوانین گمرکی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- شماره کوتاژ به گمرک این امکان را می‌دهد که هرگونه تخلف یا اشتباه در فرآیند ترخیص کالا را سریعاً شناسایی و اصلاح کند، که این امر به کاهش خطرات و هزینه‌های اضافی کمک می‌کند.
این کاربردها نشان می‌دهند که شماره کوتاژ گمرکی فقط یک کد ساده نیست بلکه نقش اساسی در تمامی مراحل واردات و صادرات کالا از گمرک دارد. با توجه به نقش حیاتی این مستند پیشنهاد ما این است که برای تسریع فرآیند ترخیص کالای خود از مشاوره ترخیص کالا از گمرک کمک بگیرید برای اینکار با مشاوران ما در ترخیص سنتر تماس بگیرید.
مراحل دریافت شماره کوتاژ گمرکی
برای دریافت شماره کوتاژگمرکی، چندین مرحله اساسی باید به‌دقت طی شود. نخست، شما باید در سامانه جامع امور گمرکی ثبت‌نام کنید که نیاز به ارائه مدارک هویتی و تجاری معتبر دارد. پس از تایید ثبت‌نام، نوبت به تکمیل اظهارنامه الکترونیکی می‌رسد.
در این مرحله، دقت در وارد کردن اطلاعات بسیار حائز اهمیت است. اشتباهات کوچک در تعیین کد تعرفه یا ارزش کالا می‌تواند به مشکلاتی جدی در فرآیند گمرکی و اتلاف زمان و هزینه منجر شود. سپس باید اسناد و مدارک مانند پروفرما،پته گمرکی، فاکتور خرید، بارنامه، گواهی مبدا، بیمه‌نامه، سیاهه تجاری و مجوزهای قانونی را در سامانه بارگذاری کنید.
پس از بررسی و تایید اطلاعات، سامانه به‌طور خودکار یک شماره کوتاژگمرکی صادر می‌کند که از این لحظه، کلید اصلی شما برای پیگیری وضعیت محموله و زمان ترخیص کالا از گمرک خواهد بود.
فرایند دریافت شماره کوتاژ گمرکی به پنج مرحله اصلی تقسیم می‌شود. ثبت اطلاعات در سامانه گمرکی، ارسال اظهارنامه گمرکی، تخصیص شماره کوتاژ، تأیید مدارک و اطلاعات، ترخیص کالا و پیگیری وضعیت مراحل دریافت شماره کوتاژ می‌باشند. در ادامه، هرکدام از این مراحل به‌طور کامل توضیح داده شده‌اند:
ثبت اطلاعات در سامانه گمرکی
اولین قدم در دریافت شماره کوتاژ گمرکی، ثبت اطلاعات دقیق و کامل محموله در سامانه گمرکی کشور مربوطه است. در این مرحله، واردکننده یا صادرکننده باید اطلاعاتی مانند نوع کالا، وزن، ارزش، مبدا، مقصد، و کد تعرفه گمرکی یا hs code را وارد کند. این اطلاعات به‌طور مستقیم در فرآیند تخصیص شماره کوتاژ تأثیرگذار هستند و باید به‌دقت تکمیل شوند تا از بروز هرگونه مشکل در مراحل بعدی جلوگیری شود.
ارسال اظهارنامه گمرکی
پس از ثبت اطلاعات اولیه در سامانه، واردکنندگان یا صادرکنندگان باید اظهارنامه گمرکی خود را تکمیل و ارسال کنند. اظهارنامه گمرکی شامل جزئیات کامل‌تری از کالاها مانند شرایط حمل و نقل، نوع بسته‌بندی، و ارزش مالی محموله است. این مرحله به‌عنوان یک فرآیند رسمی و قانونی شناخته می‌شود و اطلاعات وارد شده در آن برای بررسی توسط گمرک استفاده می‌شود.
تخصیص شماره کوتاژ
پس از ارسال اظهارنامه گمرکی، گمرک وارد عمل می‌شود و به‌طور خودکار یا دستی، شماره کوتاژ گمرکی را به محموله اختصاص می‌دهد. شماره کوتاژ یک شناسه منحصر به فرد برای هر محموله است که تمام اطلاعات مربوط به آن را در خود جای می‌دهد. این شماره معمولاً شامل 8 رقم است و از آن به‌عنوان مرجع اصلی برای پیگیری وضعیت کالا در طول مراحل گمرکی استفاده می‌شود.
تأیید مدارک و اطلاعات
در این مرحله، گمرک بررسی‌های لازم را برای تأیید صحت اطلاعات وارد شده انجام می‌دهد. ممکن است درخواست مدارک تکمیلی از جمله فاکتور تجاری، بارنامه، گواهی مبدا و دیگر مستندات از طرف گمرک درخواست شود. این بررسی‌ها با هدف اطمینان از تطابق اطلاعات کالا با قوانین و مقررات گمرکی صورت می‌گیرد. پس از تأیید مدارک، شماره کوتاژ گمرکی نهایی می‌شود.
ترخیص کالا و پیگیری وضعیت
پس از تخصیص شماره کوتاژ و تأیید نهایی اطلاعات، واردکننده یا صادرکننده می‌تواند وضعیت ترخیص کالا را پیگیری کند. این شماره به‌طور دائم به محموله اختصاص می‌یابد و از این پس برای ردیابی وضعیت کالا از زمان ورود به گمرک تا ترخیص نهایی از آن استفاده می‌شود. پس از پرداخت عوارض و مالیات‌های گمرکی و انجام سایر مراحل قانونی، کالا از گمرک ترخیص شده و به مقصد نهایی ارسال می‌شود.
تفاوت شماره کوتاژ وارداتی و صادراتی
شماره کوتاژ گمرکی به دو نوع وارداتی و صادراتی تقسیم می‌شود:
- شماره کوتاژ وارداتی: این نوع مخصوص کالاهایی است که از کشورهای دیگر وارد ایران می‌شوند. شماره کوتاژ وارداتی از اعتبار قانونی بالایی برخوردار است و تجار می‌توانند از آن به‌عنوان سند رسمی برای اثبات مالکیت کالا استفاده کنند. همچنین، این شماره در بانک‌ها برای اعطای تسهیلات مالی و در شرکت‌های بیمه برای صدور بیمه‌نامه‌های تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد.علاوه بر این، شماره کوتاژ در فرآیند تخصیص ارز واردات نیز نقش مهمی ایفا می‌کند و از مراحل کلیدی در تأمین منابع ارزی برای واردکنندگان محسوب می‌شود.
- شماره کوتاژ صادراتی: برای کالاهایی که قصد خروج از کشور را دارند، شماره کوتاژ صادراتی صادر می‌شود. این نوع شماره در سامانه نیما کاربرد دارد و صادرکنندگان می‌توانند از آن برای عرضه ارز حاصل از صادرات خود یا صدور مجوزهای مرتبط با کاپوتاژ بهره‌برداری کنند.
نحوه استعلام شماره کوتاژ گمرکی
استعلام وضعیت محموله با استفاده از شماره کوتاژ گمرکی کار دشواری نیست. سامانه جامع گمرکی چند روش ساده برای استعلام فراهم کرده است. ساده‌ترین راه، مراجعه به سایت ntsw.ir و وارد کردن شماره کوتاژ در بخش “استعلام کوتاژ” است. پس از وارد کردن شماره، سیستم اطلاعات کاملی از وضعیت محموله، مراحل طی شده و اقدامات باقی‌مانده را به شما نمایش می‌دهد.
علاوه بر این، اپلیکیشن موبایلی گمرک نیز امکان دسترسی سریع به اطلاعات مربوط به شماره کوتاژ را در هر زمان و مکانی فراهم می‌آورد و شما را از وضعیت‌های ضروری مانند نزدیک بودن انقضای مجوزها یا پرداخت هزینه‌های اضافی مطلع می‌کند.
مشکلات رایج در دریافت کوتاژ گمرکی
با وجود الکترونیکی شدن فرآیندهای گمرکی، هنوز تجار با مشکلاتی در مسیر دریافت شماره کوتاژ گمرکی مواجه هستند. یکی از شایع‌ترین مشکلات، اشتباه در وارد کردن اطلاعات اظهارنامه است. به‌عنوان مثال، اشتباه در انتخاب کد تعرفه یا ارزش کالا می‌تواند به مشکلات زیادی منجر شود که زمان و هزینه زیادی برای اصلاح آن‌ها صرف خواهد شد.
همچنین، گاهی اوقات عدم هماهنگی میان سازمان‌های مختلف مانند سازمان غذا و دارو یا وزارت بهداشت باعث تأخیر در ترخیص کالا از گمرک می‌شود. برای جلوگیری از چنین مشکلاتی، برخی تجار قبل از ارسال محموله، تمامی مجوزهای لازم را دریافت کرده و سپس اقدام به ثبت سفارش و دریافت شماره کوتاژ گمرکی می‌کنند.
نکات کلیدی برای تسهیل فرآیند دریافت شماره کوتاژ
برای تسهیل فرآیند دریافت و استفاده از شماره کوتاژ گمرکی، رعایت برخی نکات کلیدی می‌تواند کمک‌کننده باشد:
- آماده‌سازی دقیق مدارک: پیش از شروع فرآیند، چک‌لیستی از تمامی مدارک مورد نیاز تهیه کرده و مطمئن شوید که تمامی اسناد معتبر و به‌روز هستند. به‌عنوان مثال، کارت بازرگانی شما باید معتبر باشد و تمامی اسناد باید به‌طور دقیق و خوانا در سامانه ثبت شوند.
- استفاده از خدمات کارگزاران گمرکی: یک کارگزار حرفه‌ای که آشنایی کامل با سیستم گمرکی دارد، می‌تواند تمامی مراحل دریافت شماره کوتاژ را به‌درستی انجام دهد و در صورت بروز هرگونه مشکل، سریع‌تر راه‌حل‌های مناسب را پیدا کند.
- اطلاع از قوانین به‌روز گمرکی: قوانین گمرکی به‌طور مداوم تغییر می‌کنند. برای موفقیت در تجارت، لازم است که تجار از آخرین تغییرات این قوانین آگاه شوند و خود را با آن‌ها هماهنگ کنند.
نتیجه‌گیری
در نهایت، می‌توان گفت که شماره کوتاژ گمرکی یکی از ارکان اصلی تجارت بین‌المللی است. این شماره، علاوه بر شناسایی محموله‌ها، نقشی حیاتی در تسهیل و تسریع فرآیند ترخیص کالا دارد. تجار موفق از این سیستم به‌عنوان ابزاری برای مدیریت بهتر محموله‌ها استفاده می‌کنند و می‌دانند که هرگونه اشتباه در وارد کردن اطلاعات یا استفاده از شماره کوتاژ می‌تواند به تأخیر و هزینه‌های اضافی منجر شود.
آگاهی از روند دریافت شماره کوتاژ، استفاده از کارگزاران حرفه‌ای و مطالعه مداوم قوانین و مقررات گمرکی می‌تواند به تجار کمک کند تا در این مسیر موفقیت‌آمیزتر عمل کنند و به تجارت بین‌المللی خود رونق دهند.
